Perché una scadenza dimenticata costa cara
La maggior parte delle non conformità rilevate in ispezione non nasce da scelte sbagliate, ma da semplici dimenticanze: un attestato scaduto, una visita non rinnovata, una verifica periodica non richiesta. A differenza di un errore di valutazione, la scadenza saltata è oggettiva e immediatamente sanzionabile. Tenere un'unica agenda HSE con responsabili e alert è la contromisura più efficace.
Le sette scadenze chiave
| Adempimento | Scadenza | Riferimento |
|---|---|---|
| Autoliquidazione INAIL | 16 febbraio | D.P.R. 1124/1965 |
| Domanda OT23 | 28 febbraio | Modello OT23 INAIL |
| Relazione sanitaria annuale (dati art. 40) | 31 marzo | Art. 40 D.Lgs. 81/08 |
| Riunione periodica (aziende > 15 lavoratori) | Almeno annuale | Art. 35 D.Lgs. 81/08 |
| Aggiornamento formazione | Lavoratori 5 anni, preposti 2 anni, dirigenti 5 anni | Art. 37 D.Lgs. 81/08 |
| Visita medica periodica | Da protocollo (di norma annuale) | Art. 41 D.Lgs. 81/08 |
| Verifiche periodiche attrezzature | 1, 2, 3 o 5 anni | Allegato VII D.Lgs. 81/08 |
Come non perderle
La formazione del preposto è la scadenza più insidiosa: dal D.L. 146/2021 l'aggiornamento è biennale (6 ore in presenza), molto più frequente dei 5 anni dei lavoratori. Conviene impostare un cruscotto con alert a 60-90 giorni dalla scadenza, assegnare un responsabile per ciascun adempimento e conservare le evidenze (ricevute telematiche, attestati, verbali) pronte per un'eventuale ispezione.
Passi operativi
Autoliquidazione INAIL
Entro il 16 febbraio di ogni anno.
Domanda OT23
Entro il 28 febbraio per la riduzione del premio INAIL.
Relazione art. 40
Trasmissione INAIL entro il 31 marzo.
Riunione periodica art. 35
Almeno annuale per aziende > 15 lavoratori.
Aggiornamento formazione
Lavoratori 5 anni; preposti 2 anni; dirigenti 5 anni; addetti emergenza variabile.
Visita medica periodica
Secondo il protocollo del medico competente, di norma annuale.
Verifiche periodiche attrezzature
Allegato VII D.Lgs. 81/08: scadenze variabili (1, 2, 3, 5 anni).
Domande frequenti
Quando scade la domanda OT23?
Il 28 febbraio dell’anno successivo a quello in cui sono stati realizzati gli interventi di miglioramento della sicurezza, per ottenere la riduzione del premio INAIL.
Ogni quanto si aggiorna la formazione?
I lavoratori ogni 5 anni, i dirigenti ogni 5 anni, i preposti ogni 2 anni (6 ore in presenza dal D.L. 146/2021). Per gli addetti antincendio e primo soccorso la periodicità dipende dalla classificazione di rischio.
La riunione periodica è obbligatoria per tutte le aziende?
È obbligatoria almeno una volta l’anno per le aziende che occupano più di 15 lavoratori (art. 35). Sotto questa soglia non è obbligatoria, ma può essere richiesta dal RLS in caso di variazioni rilevanti.
Cosa rischio se salto una verifica periodica delle attrezzature?
L’attrezzatura non verificata non è conforme: in caso di controllo si rischiano sanzioni e, soprattutto, l’uso di un mezzo potenzialmente non sicuro con responsabilità aggravata in caso di infortunio.
Come tengo sotto controllo tutte le scadenze?
Con un’unica agenda o cruscotto HSE che assegni a ogni adempimento un responsabile e un alert anticipato (60-90 giorni), conservando le evidenze pronte per l’ispezione.
Riferimenti normativi
- Art. 35 D.Lgs. 81/08
- Art. 37 D.Lgs. 81/08
- Art. 40 D.Lgs. 81/08
- Art. 41 D.Lgs. 81/08
- Allegato VII D.Lgs. 81/08
Link correlati
- Autoliquidazione INAIL(glossario)
- Glossario: OT23(glossario)
- Riduzione premi INAIL OT23(news)
- Guida: pianificare la formazione(guida)
- D.Lgs. 81/08 — Testo Unico(normativa)
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Checklist per affrontare un’ispezione di sicurezza
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DURC — Documento Unico di Regolarità Contributiva
Il DURC è la certificazione telematica che attesta la regolarità di un’impresa nei versamenti dovuti a INPS, INAIL e Casse Edili. Ha validità di 120 giorni ed è requisito indispensabile per appalti pubblici, pagamenti della PA, incentivi e qualificazione delle imprese nei cantieri.
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Relazione Art. 40 — Relazione Annuale del Medico Competente
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Organo di vigilanza
L’organo di vigilanza è l’autorità pubblica competente a controllare l’applicazione della normativa di sicurezza sul lavoro. Ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 81/08 la vigilanza spetta in via principale alle ASL/SPRESAL e all’Ispettorato Nazionale del Lavoro, con poteri di ispezione, prescrizione e sanzione.