Verbale della riunione periodica (art. 35)

Il verbale della riunione periodica è il documento che attesta lo svolgimento e i contenuti della riunione prevista dall'art. 35 del D.Lgs. 81/08. Tale riunione è obbligatoria, almeno una volta all'anno, nelle aziende e unità produttive che occupano più di 15 lavoratori. È indetta dal datore di lavoro e vi partecipano, oltre allo stesso datore di lavoro (o un suo rappresentante), il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP), il medico competente (ove nominato) e il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS).

Nel corso della riunione vengono sottoposti all'esame dei partecipanti almeno: il documento di valutazione dei rischi (DVR), l'andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria, i criteri di scelta e l'idoneità dei dispositivi di protezione individuale, e i programmi di informazione, formazione e addestramento dei lavoratori. La riunione può inoltre individuare codici di comportamento e buone prassi e definire obiettivi di miglioramento della sicurezza.

Il verbale è la prova documentale che la riunione si è effettivamente svolta e che gli argomenti previsti dalla legge sono stati trattati. Deve riportare data e luogo, l'elenco dei presenti con relativi ruoli, gli argomenti discussi, le decisioni assunte e le azioni di miglioramento programmate con i relativi responsabili e tempistiche; va firmato dai partecipanti e conservato in azienda. Anche nelle aziende sotto i 15 lavoratori, dove la riunione non è obbligatoria, il RLS può chiederne lo svolgimento in occasione di significative variazioni nelle condizioni di rischio; redigere comunque un verbale è una buona pratica di gestione documentale.