Nomina del Preposto: Come Farla + Fac-Simile
Dopo il D.L. 146/2021 individuare il preposto non è più una scelta: è un obbligo del datore di lavoro. Ma serve davvero una lettera di nomina? Come si redige? E quali compiti, formazione e responsabilità comporta? In questa guida trovi un fac-simile pratico e tutto ciò che cambia con l’Accordo Stato-Regioni 2025.
Chi è il preposto e perché ora la sua individuazione è obbligatoria
Il preposto è, secondo l’art. 2, comma 1, lett. e) del D.Lgs. 81/08, la persona che, in ragione delle competenze professionali e nei limiti dei poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico, sovrintende all’attività lavorativa di altri lavoratori e ne garantisce l’attuazione delle direttive, controllandone la corretta esecuzione. In pratica è il capo squadra, il capo reparto, il caposala: chi sta sul campo e vede, giorno per giorno, come si lavora.
È un punto da chiarire subito: il ruolo di preposto deriva dalle mansioni effettivamente svolte, non dall’etichetta. Chi esercita di fatto poteri di sovraintendenza è preposto anche senza un atto scritto (cosiddetto «preposto di fatto»). Proprio per evitare zone grigie, il legislatore è intervenuto sull’individuazione formale di questa figura.
Cosa ha cambiato il D.L. 146/2021 (convertito in L. 215/2021)
Il D.L. 146/2021, convertito con la Legge 215/2021 ed efficace dal 21 dicembre 2021, ha modificato l’art. 18, comma 1 del D.Lgs. 81/08 introducendo per il datore di lavoro e i dirigenti l’obbligo di individuare il preposto o i preposti per l’effettuazione delle attività di vigilanza previste dall’art. 19. Non si tratta più di una facoltà: dove esiste un’organizzazione con lavoratori da sovraintendere, il preposto va individuato.
Attenzione alla terminologia: la legge parla di individuazione, non espressamente di «nomina». La differenza è sottile ma importante e la affrontiamo nel prossimo paragrafo, perché è la domanda più frequente che riceviamo dalle aziende. Per un quadro completo delle novità operative dopo il 2021 puoi leggere anche la nostra guida ai nuovi obblighi del preposto.
Nomina formale: serve la lettera? Il fac-simile
La domanda ricorrente è: basta individuare il preposto o serve una lettera di nomina scritta? La norma impone l’individuazione, ma non prescrive una forma sacramentale dell’atto. Ciò non significa che ci si possa accontentare di una designazione «a voce»: in caso di sopralluogo dell’Ispettorato o, peggio, di infortunio, l’azienda deve poter dimostrare di aver assolto l’obbligo. La lettera di nomina scritta, controfirmata per accettazione, è lo strumento più solido per farlo.
Perché conviene la lettera scritta
- Prova l’individuazione: dimostra di aver assolto l’obbligo dell’art. 18 c. 1.
- Definisce i compiti: chiarisce area, reparto o squadra su cui vigilare.
- Attribuisce data certa: con firma e data dimostra il «quando».
- Responsabilizza: l’accettazione rende consapevole il preposto dei suoi obblighi.
Fac-simile di lettera di nomina del preposto
Di seguito una traccia che puoi adattare. Va personalizzata in base all’organizzazione reale dell’azienda (reparto, mansioni, perimetro di vigilanza) e accompagnata sempre dalla formazione obbligatoria.
Oggetto: Individuazione e nomina a Preposto ai sensi degli artt. 2, 18 e 19 del D.Lgs. 81/08
La società [Ragione sociale], con sede in [indirizzo], nella persona del datore di lavoro [Nome Cognome], con la presente
individua e nomina il/la Sig./Sig.ra [Nome Cognome], nato/a a […] il […], in qualità di Preposto per l’attività di [reparto / squadra / area], affinché sovrintenda e vigili sull’attività lavorativa dei lavoratori a lui/lei affidati, esercitando i compiti di cui all’art. 19 del D.Lgs. 81/08, nei limiti dei poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico.
L’azienda si impegna a garantire la formazione e l’aggiornamento previsti dalla normativa vigente. Il presente atto ha effetto dalla data di sottoscrizione.
Luogo e data […] — Firma del datore di lavoro […] — Firma per accettazione del preposto […]
Una nota pratica: il preposto va anche indicato nel DVR tra i ruoli aziendali del sistema di prevenzione. Se generi il documento con uno strumento digitale come il DVR online, puoi mantenere allineati organigramma della sicurezza, nomine e scadenze formative in un unico posto.
Obblighi di vigilanza attiva del preposto (art. 19)
Il D.L. 146/2021 non ha solo reso obbligatoria l’individuazione: ha potenziato i compiti del preposto, trasformando la vigilanza da passiva ad attiva. Non basta più «controllare»: oggi il preposto deve intervenire. L’art. 19, comma 1, lett. a) impone di sovrintendere e vigilare sull’osservanza da parte dei lavoratori degli obblighi di legge e delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza e di uso dei DPI e, in caso di comportamenti non conformi, di intervenire per modificarli, fornendo le necessarie indicazioni di sicurezza.
In sintesi, gli obblighi rafforzati prevedono che il preposto:
- vigili e intervenga immediatamente sui comportamenti non conformi, impartendo istruzioni di sicurezza;
- in caso di mancata attuazione o persistenza dell’inosservanza, interrompa l’attività del lavoratore e informi i superiori diretti;
- in presenza di deficienze di mezzi e attrezzature o di condizioni di pericolo, interrompa se necessario l’attività e segnali tempestivamente al datore di lavoro o al dirigente.
⚠️ Il datore di lavoro deve mettere il preposto in condizione di vigilare
La vigilanza attiva funziona solo se il preposto ha poteri reali e il datore di lavoro lo ha dotato di mezzi, autorità e formazione adeguati. Una nomina «sulla carta» senza poteri effettivi non mette al riparo l’azienda: la giurisprudenza guarda alla sostanza del ruolo, non solo all’atto.
Formazione del preposto e aggiornamento (Accordo Stato-Regioni 2025)
La nomina senza formazione è incompleta. La formazione del preposto è disciplinata dal nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, entrato in vigore il 19 maggio 2025, che ha rivisto durata e periodicità rispetto al passato. Le novità principali per chi assume il ruolo di preposto sono due: una formazione iniziale più strutturata e un aggiornamento più frequente.
| Aspetto | Regola precedente | Accordo 17/04/2025 |
|---|---|---|
| Formazione iniziale | 8 ore | 12 ore |
| Aggiornamento | Quinquennale (6 ore) | Biennale (minimo 6 ore) |
| Modalità ammesse | In presenza / videoconferenza | Solo in presenza o videoconferenza sincrona (no e-learning) |
Il punto più impattante è il passaggio da aggiornamento quinquennale a biennale: cambia in modo strutturale la pianificazione formativa delle aziende. Inoltre, per i preposti la formazione non può essere svolta in e-learning: è ammessa solo l’aula o la videoconferenza sincrona.
📅 Scadenza transitoria: 24 maggio 2026
Il periodo transitorio prevede che i preposti che hanno completato la formazione o l’ultimo aggiornamento prima del 24 maggio 2023 debbano effettuare l’aggiornamento secondo le nuove regole entro il 24 maggio 2026. È un termine da segnare in agenda per non trovarsi con preposti formalmente nominati ma con formazione scaduta.
Per gli aspetti puramente formativi e di calendario puoi approfondire con la guida quando scade il corso preposto e l’analisi dell’intero Accordo Stato-Regioni e della scadenza del 24 maggio 2026.
Responsabilità e sanzioni
Il rafforzamento del ruolo si è tradotto in un apparato sanzionatorio più severo, che colpisce sia chi non individua il preposto sia il preposto che non assolve i nuovi compiti.
| Violazione | Soggetto | Sanzione |
|---|---|---|
| Mancata individuazione del preposto (art. 18 c. 1) | Datore di lavoro / dirigente | Arresto da 2 a 4 mesi o ammenda da 1.500 a 6.000 euro |
| Violazione degli obblighi di vigilanza e intervento (art. 19) | Preposto | Arresto fino a 2 mesi o ammenda da 446,72 a 1.340,18 euro |
Va ribadito un principio fondamentale: la responsabilità del preposto non sostituisce né scarica quella del datore di lavoro. Il datore resta titolare degli obblighi non delegabili (a partire dalla valutazione dei rischi e dal DVR) e deve garantire al preposto formazione, poteri e mezzi. Allo stesso modo, anche l’RSPP e il medico competente, dove nominato, hanno ruoli distinti e complementari nel sistema di prevenzione aziendale.
Checklist: come nominare correttamente il preposto
- Mappare i ruoli reali: chi sovrintende di fatto l’attività di altri lavoratori?
- Redigere la lettera di nomina con compiti, perimetro e firma per accettazione.
- Garantire la formazione iniziale di 12 ore e programmare l’aggiornamento biennale.
- Dotare il preposto di poteri e mezzi coerenti con la vigilanza attiva dell’art. 19.
- Inserire il preposto nel DVR e nell’organigramma della sicurezza.
- Tenere traccia delle scadenze, a partire dal termine transitorio del 24 maggio 2026.
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Domande frequenti
La nomina del preposto è obbligatoria?
È obbligatoria l'individuazione del preposto: dal D.L. 146/2021 (convertito in L. 215/2021) il datore di lavoro e i dirigenti devono individuare il preposto o i preposti per le attività di vigilanza dell'art. 19. La nomina formale scritta non è imposta da una norma specifica, ma è lo strumento pratico con cui si dimostra di aver assolto l'obbligo di individuazione: per questo è fortemente raccomandata.
Serve la lettera di nomina del preposto?
Il D.Lgs. 81/08 non prescrive una forma sacramentale, ma una lettera di nomina scritta e controfirmata per accettazione è il modo più solido per provare l'individuazione del preposto, definirne i compiti e attribuire data certa. In assenza di un atto formale, in caso di ispezione o infortunio l'azienda rischia di non riuscire a dimostrare di aver individuato il preposto.
Quanto dura la formazione del preposto secondo l’Accordo 2025?
Con l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 la formazione iniziale del preposto è di 12 ore, mentre l'aggiornamento diventa biennale con durata minima di 6 ore (in precedenza era quinquennale). La formazione del preposto può svolgersi solo in presenza o in videoconferenza sincrona, non in e-learning.
Entro quando va aggiornata la formazione dei preposti già nominati?
Il periodo transitorio fissa al 24 maggio 2026 il termine entro cui i preposti che hanno completato la formazione o l'ultimo aggiornamento prima del 24 maggio 2023 devono effettuare l'aggiornamento secondo le nuove regole.
Il preposto può rifiutare la nomina?
Il ruolo di preposto deriva dalle mansioni concretamente svolte (sovraintendere e dirigere l'attività di altri lavoratori): chi esercita di fatto questi poteri è preposto anche senza atto formale. La nomina formalizza e rende esplicito un ruolo che spesso è già esistente nei fatti; va però accompagnata dalla formazione obbligatoria e, dove previsto dalla contrattazione collettiva, dal riconoscimento del ruolo.